La feuille de route concert : modèle et guide pour ne rien oublier

C'est la veille du concert. Le son te demande à quelle heure il doit être là. Le chauffeur demande l'adresse exacte. Le roadie demande s'il y a du parking. Et toi, tu réponds à chaque question une par une, depuis ton téléphone, après le dîner.

Le problème n'est pas qu'ils posent des questions. C'est que ces infos existent déjà. Tu les as dans ta tête, dans tes mails, dans l'appli de réservation. Elles sont juste pas au même endroit, et pas envoyées à ceux qui en ont besoin.

C'est à ça que sert la feuille de route.

Ce qu'est une feuille de route

La feuille de route (ou FDR, ou "day sheet" en anglais) est le document de synthèse que tu envoies à tout ton crew avant chaque concert. Elle est distincte de ta fiche technique, qui part à l'équipe technique de la salle plusieurs semaines à l'avance — la feuille de route part à ton propre crew la veille au soir. Elle rassemble en une seule page toutes les informations dont l'équipe a besoin pour que la journée se passe bien : où aller, quand y être, qui contacter, comment s'y rendre.

Ce n'est pas un document interne compliqué. C'est un récap pratique, envoyé la veille au soir ou le matin du concert.

Une bonne feuille de route, c'est ce qui te permet de ne pas être disponible par téléphone toute la journée pour répondre aux mêmes questions. Tout le monde a les infos. Personne n'a besoin de demander.

Ce qu'elle doit contenir

Les infos de la salle

L'adresse complète de la salle, avec le code postal et la ville. Pas juste "Le Trianon, Paris" : l'adresse précise, l'entrée artiste si elle est différente de l'entrée publique, et une note sur le parking si le quartier est compliqué.

Le nom de la salle, le type de venue (salle de concert, festival, bar), et la jauge si elle est connue.

Les horaires de la journée

C'est la colonne vertébrale de la feuille de route. Chaque horaire avec sa définition :

• Call time : heure d'arrivée à la salle pour le crew technique
• Load-in : heure à laquelle on commence à rentrer le matériel
• Balance / soundcheck : heure du soundcheck groupe (après le check technique)
• Ouverture des portes
• Set : heure de début du concert
• Durée du set
• Load-out : heure prévue pour décharger et partir

Si tu as une première partie, indique ses horaires aussi. Et si les horaires peuvent varier en fonction de l'organisation de la salle, note le contact à appeler pour confirmer le jour J.

Les contacts

Trois contacts minimum :

Contact salle : le responsable de prod ou le régisseur général. C'est la personne à appeler si vous avez un problème à l'arrivée, si les horaires changent, ou si vous trouvez la salle fermée.

Contact régisseur son : si la salle a un son en régie qui travaille avec vous.

Contact tour manager / personne qui gère : toi, ou la personne responsable du show ce soir-là. Que tout le monde ait ce numéro.

Les infos transport

Comment est-ce que chaque membre de l'équipe arrive ? Si vous voyagez ensemble en van : l'heure de départ, l'adresse de départ (pas tout le monde n'est au même endroit), et l'heure d'arrivée prévue.

Si certains arrivent par leurs propres moyens : leur train ou leur vol, les correspondances importantes, et l'heure d'arrivée à la salle. Pas besoin de tous les détails, juste ce qui permet à chacun de se retrouver au bon endroit au bon moment.

L'hébergement

Le nom de l'hôtel, l'adresse complète, le numéro de confirmation de réservation, et les horaires de check-in et check-out. Si plusieurs personnes partagent une chambre, indique qui dort avec qui.

Si vous ne dormez pas sur place ce soir-là (retour le soir même, ou logement chez un contact), indique l'adresse du point de rendez-vous pour le départ.

Les informations spécifiques au show

Tout ce qui est utile et qui n'entre pas dans les cases précédentes : le code WiFi des loges si tu le sais, s'il y a du catering prévu et de quel type, les particularités de la salle (parking limité, scène petite, accès difficile en van), ou des infos sur le public attendu (retransmission, enregistrement prévu, presse présente).

Quand et comment l'envoyer

La règle simple : envoie la feuille de route la veille au soir, avant 22h.

Pas le matin du concert. Pas une heure avant le départ. La veille. Ça laisse à chacun le temps de lire, de poser des questions s'il en a, et de s'organiser.

Envoie-la au même endroit pour tout le monde : la conversation de groupe de l'équipe sur WhatsApp ou Telegram. Pas d'emails individuels, pas de messages séparés par personne. Un seul message, tout le monde a la même info, en même temps.

Si tu peux, épingle le message dans la conversation de groupe. Comme ça, même ceux qui ont du mal à retrouver les messages peuvent y accéder rapidement le matin du concert.

Le modèle

FEUILLE DE ROUTE — [NOM DU GROUPE]
[Date] — [Ville]

SALLE
[Nom de la salle]
[Adresse complète]
[Entrée artiste : ...]
[Parking : ...]

HORAIRES
[hh:mm] — Call time
[hh:mm] — Load-in
[hh:mm] — Soundcheck
[hh:mm] — Ouverture des portes
[hh:mm] — Set
[hh:mm] — Durée : [X] minutes
[hh:mm] — Load-out prévu

CONTACTS
Responsable salle : [Prénom Nom] — [Téléphone]
Régisseur son : [Prénom Nom] — [Téléphone]
TM / Référent tournée : [Prénom Nom] — [Téléphone]

TRANSPORT
Départ : [Adresse] à [hh:mm]
Arrivée prévue : [hh:mm]
[Infos spécifiques par personne si nécessaire]

HÉBERGEMENT CE SOIR
[Nom hôtel]
[Adresse]
Confirmation : [Numéro]
Check-in : [hh:mm]
Check-out : [hh:mm]

NOTES
[WiFi loges, catering, particularités, etc.]

Adapte-le à ta réalité. Si tu n'as pas de régisseur son séparé, retire cette ligne. Si vous rentrez le soir même, remplace la section hébergement par les infos de retour.

Ce que ça change concrètement

Sur un concert de taille normale, une bonne feuille de route évite entre cinq et dix messages ou appels dans la journée. C'est une des habitudes clés pour gérer ta tournée sans régisseur. Ça peut paraître peu. En tournée, où tu gères en parallèle les imprévus, la logistique de la prochaine date, et ta propre préparation mentale pour jouer le soir, dix messages de moins, c'est de la bande passante récupérée.

Et pour les membres du crew qui ne gèrent pas l'organisation, c'est aussi plus agréable. Ils reçoivent les infos sans avoir à les demander. Ils savent où aller, quand y être, qui appeler. C'est un signal de professionnalisme qui compte dans les relations de travail de long terme.

Comment Otto s'intègre là-dedans

Dans Otto, toutes ces informations existent déjà dans la page de chaque date : horaires, adresse, contacts, transport, hébergement. La feuille de route, c'est une sélection de ces informations compilées pour le crew.

Si tu utilises le bot Otto dans ta conversation de groupe, tu n'as même pas forcément besoin de renvoyer la feuille de route à la main : n'importe qui dans le crew peut demander "C'est où la salle demain ?" ou "À quelle heure on soundchecke ?" et le bot répond directement depuis les données déjà saisies.

Mais même si tu n'utilises pas le bot, avoir tout centralisé dans Otto rend la rédaction de la feuille de route beaucoup plus rapide. Tu ouvres la page de la date, tu prends les infos, tu copies dans ta conversation de groupe. Cinq minutes, pas vingt.